"nitavukaje": Umuhimu wa kutunza kumbukumbu katika biashara yako

Wengi wameanzisha biashara kwa nia ya kuvuka kutoka level moja kwenda ya juu, soma hapa upate desa la kuweza kupaa katika biashara yako.

Katika hali ya kawaida siyo rahisi kukumbuka kichwani kila aina ya muamala unaofanyika katika biashara.

Hii inatokana na ukweli kuwa kichwa cha binadamu kina mambo mengi ya kuingia na kutoka kulingana na hali halisi ya maisha ya kila siku. Kwa kuzingatia hali hii, ndiyo maana kuna umuhimu wa kutunza kumbukumbu za biashara ili kuifanya iendeshwe kitaalamu. Kimsingi, utunzaji wa kumbukumbu za biashara una faida zifuatazo:

Husaidia kulipa kodi stahiki kwa taasisi husika kama vile TRA. Ikumbukwe kuwa nchi huendeshwa kwa kodi. Bila kulipa kodi hakuna maendeleo na huduma za jamii. Pia, ili biashara iweze kukua sharti ilipe kodi kulingana na ukubwa wake. Iwapo utalipa kodi kubwa kuliko kipato chake, biashara hiyo itakufa. Hivyo, kumbukumbu za biashara husaidia kuondoa malalamiko ya ulipaji kodi kubwa au ndogo kuliko hali halisi ya biashara.

Pia, kusimamia na kudhibiti kiwango cha bidhaa iliyopo na inayotakiwa kuwapo. Utunzaji kumbukumbu za biashara husaidia kujua muda unaopaswa kuagiza bidhaa husika. Ni makosa katika biashara kuishiwa bidhaa inayohitajiwa na wateja, kwani mjasiriamali anaweza kupoteza wateja hao. Vilevile siyo vizuri kuwa na akiba ya bidhaa nyingi ambayo hainunuliki. Tatu ni kujua kiasi cha fedha kilichopokelewa. Biashara yoyote ile huingiza fedha ambazo hutumika katika kuendeshea biashara husika. Kwa kuweka kumbukumbu sahihi za mauzo ya kila siku kunamsaidia mjasiriamali kujua kiasi cha fedha kinachoingia kila siku, mwezi na hatimaye mwaka mzima.

Hata kujua kiasi cha fedha kilichotumiwa na namna kilivyotumiwa. Fedha inayotokana na biashara hutumika kwa mambo mengi. Baadhi yake ni kununulia/kutengeneza bidhaa zinazohitajika katika biashara husika ikiwa ni pamoja na matumizi ya kawaida.

Kusaidia katika ukokotoaji wa mahesabu. Ili kujua kuwa biashara husika ina faida au hasara sharti kuwapo ukokotoaji wa mapato na matumizi. Kama mapato yatazidi matumizi biashara hiyo itakuwa inaingiza faida. Kama matumizi yatakuwa yanazidi mapato basi biashara husika itakuwa inaingiza hasara na hivyo kuelekea kufa.

Mathalan, kusaidia katika kutoa uamuzi sahihi juu ya kipi cha kununua na kuuza. Uwekaji wa kumbukumbu za biashara husaidia kujua bidhaa inayohitajika na ile inayotakiwa kuuzwa kabla haijaleta hasara. Biashara huna na bidhaa nyingine ambazo hazinunuliwi kwa kasi inayohitajika na hivyo kuzifanya kuwa katika hatari ya kuleta hasara katika biashara. Kwa kutumia utaratibu wa kuweka kumbukumbu mjasiriamali ataweza kuzibaini na kuzitafutia ufumbuzi kwa manufaa ya biashara husika.

Kutunza kumbukumbu ya miamala inayofanyika kwa mikopo husaidia kuepuka udanganyifu wa baadhi ya watu. Pasina kumbukumbu juu ya miamala inayofanyika kwa njia ya mkopo, kunaweza kusababisha kutokumbuka nani anadaiwa na kwa kiwango gani. Pia, husaidia kukomesha tabia ya baadhi watu ambayo hukana madeni pale wanapobaini kuwa mdai hakuweka kumbukumbu yoyote yenye kuwabana. Aidha, kuepukana na matumizi mabaya ya fedha na hali ya kutoaminiana katika biashara. Kama hakuna kumbukumbu sahihi za biashara ni rahisi kutumia pesa vibaya. Biashara inaweza kuwa kama shamba la bibi ambalo ni mali ya kila mtu. Uwazi, kwa sababu kila kitu huwa kiko bayana katika maandishi ambayo pande zote mbili zimehusika.

Kujua kama biashara inaendeshwa kama inavyotakiwa ili kuhakiki hesabu za mwaka.

Imeandikwa na Chiraka Muhura.